Talepname düzenlenmelidir:
İlgilinin bulunduğu ülke yetkili makamına hitaben Genelgenin 1 Nolu ekindeki örneklere uygun bir talepname hazırlanır.
Talepnamede orijinal yazılışıyla tebellüğ edecek yabancı uyruklu şahsın adı ve soyadı, uyruğu, yabancı ülkedeki açık adresi belirtilir.
Her bir muhatap için ayrı ayrı düzenlenmek kaydıyla tebliğ edilecek adli belgenin mühürlü ve imzalı nüshası talepnameye eklenir.
Mevcutsa onaylı kimlik belgesi veya pasaport örneği eklenir.
Evrak ve tercümesi A4 (standart) ebatta beyaz kağıda yazılır. Belirtilen ebatta olmayan, yırtık evrakın okunaklı bir şekilde fotokopisi çekilip, usulüne uygun olarak onaylanır.
Düzenlenen talepname Bakanlığımızca ilgili ülke adli makamına ulaştırılır:
Yurt dışında yabancıya yapılacak tebligat işlemi, ilgili ülkenin adli makamları eliyle yerine getirildiğinden, Bakanlığımıza gelen talepler incelendikten sonra doğrudan ilgili ülkenin merkezi makamına veya merkezi makama iletilmek üzere o ülkedeki Büyükelçiliğimize gönderilir.
Tercüme gereklidir:
Yabancı devlette yabancı uyruklu şahsa yapılacak tebligata ilişkin düzenlenecek Türkçe evrakın, öncelikle ilgili yabancı dile tercüme ettirilmesi gerekmektedir. Muhatabın bulunduğu ülkeye göre tebligat evrakının tercüme ettirileceği dil ya da diller Genelgenin 2 nolu ekinde gösterilmiştir.
Bakanlığımızda tercüme bürosu bulunmadığından, yabancı devletlere gönderilecek olan veya yabancı adli makamlardan alınan evrakın tercümesi için Bakanlığımıza başvurulmamalıdır.
Mühür, imza ve aslına uygunluk şerhi :
Tebliğ edilecek evrakın Türkçe’sinin her sayfası imzalanıp okunaklı şekilde resmî mühürle mühürlenir. Evrakın sureti tebliğ edilecekse aslına uygun olduğu şerh verilip, onaylayanın isim, soyadı, unvanı yazılarak imzalanmak suretiyle gönderilir.
Tercümenin aslına uygun olduğunu belirten ibare tercüman tarafından tercüme edilen dilde evraka şerh verilir ve imzalanır. Tercüme edilen evrakın ayrıca adli makamlarımızca aslına uygun olduğuna dair tasdikine gerek yoktur.
Taleple ilgisi olmayan evrak gönderilmemelidir :
Tercümana teslime ilişkin tutanak, sarf kararı, tercüme için yapılan yazışmalar, ara kararlar gibi tebligat talebini yerine getirecek makamı ilgilendirmeyen evrak Bakanlığımıza gönderilmemelidir.
Alfabe farkı olan devletlere ilişkin uygulama:
Rusya Federasyonu, Çin Halk Cumhuriyeti, İran İslâm Cumhuriyeti ve Suudi Arabistan gibi Latin alfabesi kullanmayan devletlerin uyruklarına yapılacak tebligatlarda, onaylı kimlik belgesi veya pasaport örneği eklenmemesi halinde istem yerine getirilememektedir.
